E-lo y la vaca

Por el 18 mayo, 2017

Al mismo tiempo que decimos que todo es más fácil gracias a las nuevas tecnologías, también solemos reconocer que todo se ha vuelto complejo. Quizá por aquello de que nada es más difícil que desarrollar algo sencillo, o bien como decía Picasso “… pintar como los niños me llevó toda la vida”.

El cero papel es un hito que ya debíamos haber superado.

No es fácil hacerlo fácil, pero tampoco es imposible. Esta semana participé en un evento en el que hicimos una demostración en tiempo real de cómo funciona nuestro sistema totalmente digitalizado de gestión de la formación. Y sí, ahora es fácil y ahora es posible. Cierto es que es un tanto reduccionista hablar solo de gestión de la formación, pero claramente para demostrar algo, hay que hacerlo sobre algún ejemplo…

¿Sabes cuánto pesa una vaca? Según Wikipedia son 720kg. Lo cual equivale a 14.400 folios de papel A4. Sí, parece un número muy grande, ya lo sé.

 

Pero piensa en la cantidad de papel que conlleva la gestión y administración de un curso de formación. Si tomamos como referencia las acciones bonificables (un buen parámetro en España), debemos considerar hojas de asistencia, hojas de evaluación, recibí de materiales y certificados, copia de certificados, programa y contenido, CV de los formadores, etc… y todo ese papel para cada grupo… y todo ese papel lo tienes que custodiar en un sitio seguro durante 5 años.

Resumiendo, una empresa de dos mil trabajadores carga con “una vaca” en trozos de papel que pasan por muchas manos y se guardan solo para mantener estos documentos en buen estado y accesibles para cualquier necesidad. Al tiempo que llegábamos a esta equivalencia, que al inicio me resultó interesante, un cliente me dice “oye Jonathan, caigo en la cuenta ahora, tras hacer una cuenta rápida, que nosotros en la empresa no tenemos una vaca, sino posiblemente 4 o 5… ¡y eso solo para gestionar la formación bonificada!”.

El back office físico es bastante más costoso y tiene más riesgo que el digital.

Para pensar… Así como la digitalización en una empresa se vive progresivamente, el cero papel es un hito que ya debíamos haber superado (y por supuesto hay muchos casos en que el papel tiene un valor espectacular y es digno conservar, como un buen libro…). Y entonces, ¿por qué no habíamos superado el cero papel aún?

Analicemos 3 pilares clave de transformación digital para encontrar una posible respuesta:

  1. Tecnología: se requiere una infraestructura que se pueda integrar / conectar con los sistemas de gestión, una interfaz desarrollada para cualquier dispositivo, funcionalidades para recoger formularios y firmas, automatización para limitar el back office, y en general responder a las necesidades de trazabilidad, custodia y seguridad.
  2. Procesos: como en muchos otros procesos administrativos, el papel ha sido garantía de seguridad y compliance con las normativas. Volviendo al caso de la formación bonificada, la única forma válida es que la documentación sea recogida digitalmente (es decir, que este formato sea el original, dado que no es válido escanear originales físicos). Y salvo que todo el proceso esté digitalizado, poco sentido tiene recoger algunos elementos en digital y otros en papel.
  3. Personas: también tenemos que querer, sin duda, y estar preparados. Saber cómo actuar en cada paso del proceso y reconocer que ahora puede ser más sencillo, más seguro y más rápido. Es lógico pensar que el papel no nos falla (puedo enmendar o añadir cualquier información en el momento, cuando escribo “veo” que ahí está, si falla siempre puedo volver a imprimir), pero solo es cuestión de darnos cuenta que la tecnología es mejor respaldo (y un fichero digital es más seguro y trazable: no se pierde, no se traspapela, no se moja, no se mancha). El back office físico es bastante más costoso y tiene más riesgo que el digital.

Por lo tanto, ya es posible, ya es fácil y ya es seguro. Son muy bonitas las vacas, pero no necesitamos seguir almacenándolas…

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Estrella Il y a 5 meses (13h31)

Sin duda, la frase "El cero papel es un hito que ya debíamos haber superado" es una afirmación y hecho que muchas las empresas todavía no la tienen presente. Ha cambiado la manera de trabajar y de comunicarse. Todavía hay muchas empresas, más bien, diversos directivos de empresas que todavía
operan con los métodos manuales y tradicionales. Debería considerar el renovar la cultura de la empresa y apostar por la transformación digital sin perder de vista el foco humano. Hoy en día, es muy usual el teletrabajo y existen herramientas que facilitan el trabajo de los empleados en movilidad (BYOD). Gracias a este tipo de herramientas se ahorra en papel y se contribuye a un menor impacto medioambiental. Del mismo modo, se impulsa la RSC de la empresa. Se debería fomentar lo que se denomina SmartWorking (trabajo colaborativo mediante herramientas que faciliten el desempeño del trabajo). Señores, nos encontramos ante un Revolución Digital y todavía hay empresas que se encuentran en su Zona de Confort y les da miedo dicha transformación. No se dan cuenta que sin este hecho, no son competitivos (productividad, satisfacción del empleado, experiencia del cliente...) Continuar leyendo

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