Claves y Apps para la gestión de equipos remotos

Las empresas modernas tienden a generar una estructura o una organización más horizontal a la hora de desarrollar proyectos o planes muy concretos. Esto hace que contemos cada vez más con freelances, con el teletrabajo o con equipos multidisciplinares en lugares y tiempos asíncronos.

Por ello, para no perder el tiempo, optimizar nuestras labores de comunicación dentro de un equipo de trabajo y evitar aumentar nuestros costes de producción, ejecución o desarrollo es muy importante que consolidemos modelos de trabajo a distancia.

Imaginemos que tenemos un diseñador gráfico en Barcelona, dos desarrolladores web en Málaga y un jefe de proyecto que está a caballo de Madrid y Boston. Podemos enfrentarnos a diferentes dificultades, incluidas las temporales. El jefe de proyecto debe liderar al equipo de tal manera que el resto de los miembros sigan siendo autónomos y autogestionables, pero consciente en todo momento de lo que pasa.

No debemos abusar a la hora de convocar reuniones, ya sea por Skype, telefónicas, etc… para conocer el nivel de desarrollo. Esto podría llevarnos a un punto de reuniones improductivas, largas y agotadoras, además desacreditaría el liderazgo del jefe de proyecto porque se puede entender como una forma de control por falta de confianza hacia su equipo.

8 claves para gestionar equipos remotos.

Pero aun así el líder tiene la obligación y la necesidad de saber cómo va el proyecto, en qué está trabajando cada uno de los miembros y qué dificultades nos estamos encontrando. Es entonces donde planteamos las claves para gestionar debidamente un equipo en remoto:

1. Fijar debidamente los objetivos.
2. Desarrollar un férreo sistema de comunicación; constante, pero no intrusivo.
3. Determinar bien las cargas de trabajo.
4. Definir las competencias y responsabilidades de cada miembro del equipo.
5. Desarrollar y organizar un sistema de cooperación.
6. Manejar la distancia como un reto y una oportunidad.
7. Movilizar y motivar al equipo en remoto.
8. Generar un feedback a distancia adecuado, útil y claro.

3 herramientas para una correcta gestión de equipos remotos

Las nuevas tecnologías nos van a ayudar en esta labor, y creo importante la utilización de las siguientes herramientas de gestión de equipos, proyectos y tareas para el correcto desarrollo de una gestión en remoto o a distancia, al igual que la adquisición de competencias para mánagers:

Basecamp: Es una plataforma virtual donde aglutinar varios proyectos y tener centralizada toda la información documental de cada proyecto en el que estemos involucrados. Los miembros del equipo y su organización estarán definidos y se podrá dotar de responsabilidades y prioridades. Permite una comunicación fluida en modo foro.

Esta plataforma es de pago y la podemos encontrar tanto en formato web como en App; disponible para Android y para iOs.

Freedcamp: Es una plataforma virtual similar a Basecamp y gratuita. Tiene un mayor margen de maniobra ya que te permite habilitar y deshabilitar opciones para que la plataforma se adapte a cada tipo de proyecto. Su comunicación es muy accesible ya que posee un muro estilo red social y un foro para comunicarse. Podrás asignar responsabilidades, tareas, prioridades y fijar tiempos para tu dead line gracias a un sencillo calendario.

Sólo está disponible en formato web ya que carece de aplicaciones hasta el momento.

Trello: Es la tercera herramienta virtual, también gratuita. Esta plataforma funciona muy bien para la gestión de tareas en equipos departamentales, puede ser muy útil en gestión de proyectos con enfoque ágil (pila de trabajos). Nos permite ordenar nuestras tareas, clasificarlas por prioridad, distinguirlas dentro de diferentes proyectos y asignar responsables, todo en una sola pantalla.

Nos permite volcar documentación en cada tarea y alberga un historial de hitos muy útil para conocer la evolución de tu equipo. Por lo que es una plataforma más consultiva que de cooperación grupal.

Esta plataforma está disponible en versión web como en app, tanto para Android como para iOs.